Четыре компонента продуктивного совещания



(Отрывок из книги «Увидеть решение: Визуальные методы управления бизнесом» www.alpinabook.ru/catalog/GeneralManagment/241..)

Скучные и неэффективные совещания — настолько распространенное явление, что многие их ненавидят. Учитывая себестоимость совещаний, имеет смысл повысить их качество и продуктивность. И самый простой способ добиться этого — делать правильно четыре вещи и визуализировать их. Это относится к любому виду рабочих встреч — регулярным, специальным, личным или виртуальным. Аспекты продуктивного совещания зашифрованы в аббревиатуре OARR, которая обеспечивает нам наглядную метафору (oar переводится с английского как «весло»). Давайте рассмотрим каждый из них.

1. Планируемые результаты (Outcomes). В начале встречи четко определите, какие результаты вы хотите от нее получить. Это могут быть ваши ожидания, как лидера, от регулярного совещания, или цели, поставленные командой на специальной встрече. Они должны описывать то, что должно быть сделано к концу встречи. Четкость в отношении результатов — самое важное, что вы можете сделать для повышения эффективности совещаний. Если вы запишете их на большом листе бумаги и оставите висеть у всех на виду, вы многократно усилите этот эффект.

2. Повестка дня (Agenda). Повестка дня представляет собой список вопросов, которые должны быть рассмотрены на совещании. Графическая повестка дня составляется в виде блоков, где размер блока указывает на количество времени, которое вы хотите потратить на обсуждение каждого пункта. Здесь проиллюстрировано несколько простых повесток дня. В главе 8 мы рассмотрим несколько способов создания более сложных повесток дня, предназначенных для управления более сложными процессами.

3. Распределение ролей (Roles). Четко опишите каждую роль и поощряйте участников встречи выполнять их. Также попросите фасилитаторов и консультантов четко определить свои роли. В этом помогают метафоры. Вы — мотиватор, наставник, арбитр, оценщик или разработчик? Эти лидерские роли существенно отличаются друг от друга.

4. Правила (Rules). Заранее договоритесь о процедурных вопросах. Зачастую это позволяет избежать многих проблем. Что вы будете делать с теми, кто стремится доминировать? Как будете принимать решения? Как будет представляться информация? Будете ли вы искать консенсус? Можно ли участникам пользоваться компьютерами? Можно ли обмениваться sms-сообщениями во время встречи? Все это лучше обговорить заранее.