Упрости себе жизнь: в офисе

Упрости себе жизнь: в офисе

Стив Джобс дома в 1982 году – «Это было совершенно обычное время. Я был холост. Нужны были лишь чашка чая, свет и магнитофон, и это все, что у меня было.» – Стив Джобс

1. Избавьтесь от бумаги

Избавиться от бумаги означает:
а) получать меньше бумаги;
б) использовать меньше бумаги;
в) оцифровывать.

а) как получать меньше бумаги

Чем меньше почты вы получаете, тем лучше. Для этого нужно поработать в трёх направлениях:
  • подключите онлайн-банк и получайте счета через интернет;
  • удалите себя из списков рассылок (макулатурная почта);
  • отмените подписку на каталоги.
Подключите услугу онлайн-доступа к банковским счетам.
  • Свяжитесь со всеми фирмами, от которых получаете регулярные счета, и попросите о возможности оплачивать их через интернет.

Удалите себя из списков рассылки (спам-листов).
  • Воспользуйтесь сервисами OptOutPreScreen.Com [постоянное или временное удаление из кредитных и страховых списков рассылки]
  • и DMAchoice [зарегистрируйтесь для отказа от почты рекламного характера].
  • Не подписывайтесь на бесплатные предложения, конкурсы и не давайте свой реальный адрес по мелочам.
Отмените подписку на каталоги.
  • Как только вам придёт каталог, свяжитесь с компанией и попросите убрать вас из списка рассылок.
  • Воспользуйтесь сервисами Catalog Choice [вы даёте им название компании и за 20 долларов в год перестаете получать письма от этих компаний]
  • и Tonic [за единовременный платеж в 20 долларов они останавливают приходящую к вам почту и сажают 5 деревьев].
б) как использовать меньше бумаги

  • Не печатайте, если не собираетесь использовать это больше одного раза.
  • Используйте двустороннюю печать.
  • Используйте старую бумагу для заметок вместо того, чтобы брать чистые листы.
  • Отправляйте заметки себе на почту. (Я использую gmail.)
  • Используйте телефон для хранения списков (например, списка покупок или TODO-списков).
  • Используйте программы для управления документами, например EverNote.
  • Отправляйте документы с электронно-цифровой подписью вместо распечатки, подписи и тем более факса или сканирования.
  • Печатайте в PDF формате (СutePDF).

О CutePDF:

это программное обеспечение на вашем ПК и поэтому, если нужно «хранить» в файле то, что вам не нужно изменять, просто вставьте это в текстовый формат Microsoft Word или Блокнот и нажмите Распечатать->Распечатать в «CutePDF». Тогда у вас будет pdf-версия.

О создании цифровой подписи:
  • напишите свое имя на кусочке бумаги чёрными чернилами;
  • отсканируйте и откройте программой для редактирования изображений;
  • измените размер так, чтобы он выглядел как размер подписи;
  • сохраните в формате PNG;
  • добавляйте этот файл ко всем вашим факсам и документам;
  • напечатайте релультат в файл формата PDF;
  • отправьте клиенту.

в) оцифровка


Купите сканер и сканируйте.

Я бы предпочел сканер с функцией Scan-to-PDF, потому что формат JPEG не настолько качественный как PDF.

Так же я бы посоветовал иметь две, а то и три копии электронных документов – вы же не хотите потерять единственный экземпляр электронного документа, избавившись от бумажного.

Также советую поставить пароль на ваш USB флеш накопитель, если не хотите разрешить невозбранный доступ к вашим документам кому попало.

Мне нравится программа Privacy & Public Zone от Verbatim, U3 от Sandisk тоже подходит как альтернатива.


Кратко о документах, которые вы должны оцифровать или сохранить оригиналы.

Держите оригиналы следующих документов:
  • свидетельство о браке/разводе;
  • свидетельства о рождении/смерти ;
  • счета и квитанции о крупных покупках, таких как дом, машины, и т.д.;
  • сохраняйте оригиналы по крайней мере 7 лет;
  • все документы, связанные с платежами и чеками.
Храните в цифровом формате:
  • справки о доходах;
  • банковские выписки;
  • документальное подтверждение инвестиций;
  • выписки по кредитной карте.

Чеки на свои покупки держите до истечения гарантийного периода.

Вы можете выбрать что-нибудь из этого списка; возможно, некоторые из вас захотят хранить оригиналы документов, но что до меня, то я не храню то, что не должен, пока это не требуется законом.

Организуйте файлы на компьютере


Создайте такую логичную систему в папках, чтобы можно было находить нужное.

У меня вложенность папок всегда не более трех уровней. Например, когда вы открываете флешку, это первый уровень.
Потом выбираете папку и заходите в нее. Там будет еще набор папок, и в каждой из этих папок еще папки или документы.
Всё это должно быть не сложнее, чем:

C:/Список_тем/категория_внутри_темы/папки/файлы


Например:

C:/Налоги/2010/Медицина/Счета_за_медуслуги_за_2010 названо правильно.


Не более трех уровней. Лучше два.
Мои папки в целом выглядят так:
  • бэкапы. Здесь резервные копии моих блогов, файлов данных бухгалтерских программ и т.д;
  • банковские документы, счета, ценные бумаги – т.е. здесь всё «официальное»;
  • налоги;
  • обучение – всё, что нужно для колледжа;
  • карьера – всё, что связано с резюме, или рабочие заметки;
  • личные документы – материалы, которые не подходят куда-либо ещё;
  • фотографии.

Примечание: Это постоянный процесс. Меняется жизнь – и я добавляю, удаляю, переупорядочиваю папки.

В каждой категории, в свою очередь, отдельные папки.

Например, вот что внутри Banking/Bills/Government:
  • письма и уведомления от государства;
  • телефонная компания;
  • название постоянного банка (где я совершаю покупки);
  • название сберегательного банка (где я храню сбережения на черный день);
  • название инвестиционного банка (куда я инвестирую);
  • информация и файлы о налогах;
  • налоговые квитанции, отсортированные по годам, а для каждого года – по типу.

Ну вы поняли.
Таким образом, вы легко можете вставить суть электронного документа в название компании.
Я сторонник единообразных наименований, так что я всегда даю файлам имена типа

Компания_формулировка_[кратное описание - по необходимости]_дата.


Я поменял местами год и месяц, поэтому файлы отсортированы по годам, потом месяцам, потом дням, если надо.

2. Используйте электронные средства связи (по возможности)

Если на вашем рабочем месте есть электронные средства связи, используйте их преимущества.
Некоторые люди не имеют возможности работать дома, им необходимо физически находиться в офисе, наряженными и среди соответствующего окружения, и они вынуждены уходить из дома, даже если не хочется.
Но представьте себе!
Не нужно краситься, если неохота, нужно только носить такую одежду, которая помогает настроиться на работу, и правильно распоряжаться временем.
Я не таков, но я фрилансер и не могу запрашивать такие гибкие условия, как работник по найму; но если я их получаю, то, конечно, пользуюсь на всю катушку.

3. Как получить систему обработки файлов «в одно касание» за три шага

Взяв лист бумаги или конверт, решите, что с ними делать:
  • сканировать (подшить к делу) – положите в стопку бумаг, предназначенных для сканирования (подшейте к делу);
  • выполнить какое-либо действие – запишите в календарь, отправьте e-mail, поместите в список своих дел;
  • избавиться – разрежьте и выбросите.

Эта трёхшаговая система обработки файлов «в одно касание» избавит вас от целой кучи заданий.
И нет смысла медлить – рано или поздно вы всё равно к этому придёте.

Кстати, об уничтожении документов:
конфетти-шредеры работают лучше, чем плоскорезы.
Шредеры-плоскорезы позволяют при желании собрать кусочки обратно.
Конфетти-шредеры режут бумагу на кусочки конфетти, после чего восстановить информацию труднее, а то и невозможно.

4. Очистите ваш рабочий стол и закладки

У меня пунктик – рабочий стол компьютера должен быть чистым.
Я тяготею к такому рабочему столу.

Обои называются «Император» и находятся на DevianArt.

Рабочий стол на компьютере для работы (другой ноутбук) выглядит примерно так же, только на нём ещё лежат папки с проектами, над которыми я работаю.

Можно хранить папки на локальной машине (нажать правую кнопку мыши на рабочем столе ->Создать новую папку), либо
создать ярлык на папку на жёстком диске (нажать правую кнопку мыши на рабочем столе -> Создать ярлык -> найти необходимую папку).
Корзина располагается так, чтобы можно было легко выбирать и перетаскивать туда файлы.

На рабочем столе локально хранятся только две папки:
документы -> временная папка для файлов, которые будут перенесены на внешние жёсткие диски;
посты -> сообщения в один из двух моих блогов, для которых я должен планировать записи.

Панель задач Windows у меня двойного размера для лёгкого доступа (в один клик) к открытым окнам.

На рабочий стол я файлы только сохраняю, поэтому легко могу найти загруженные файлы, но при первой возможности я очищаю рабочий стол или принимаю решение о дальнейшей судьбе файлов. Я оставляю только то, что нужно там прямо сейчас.

То же можно сказать и о закладках браузера. Закладки у меня сохраняются в меню браузера, но все сохранённые документы или закладки отправляются на дальнейшую сортировку.

Понравившуюся статью я либо скопирую в документ Word, а затем в формат pdf, либо сохраню ее в EverNote в виде ссылки.

5. Использование «горячих клавиш»

Вот список основных «горячих клавиш», которые я ежедневно использую:
  • Windows Key + E = Мой компьютер;
  • Windows Key + D = Рабочий стол;
  • Alt + F4 = Закрыть окно/программу;
  • Ctrl + A = Выделить всё;
  • Ctrl + C = Копировать;
  • Ctrl + X = Вырезать;
  • Ctrl + V = Вставить.

Я запоминаю и использую горячие клавиши, только если они действительно полезны и ускоряют работу по сравнению с обычным меню.

На маке:
  • «Яблоко»+Q = закрыть окно(программу);
  • кнопка «Показать все окна» = одним нажатием клавиши показать всё, что я открыл;
  • использование дополнительных клавиш (на клавиатуре GENIUS) – чтобы нажимать и прокручивать страницы.
Вот так я избавился от иконок на рабочем столе и схемы «Правая кнопка мыши – Выбрать».

6. Следите за тем, на что уходит ваше время

фейсбук, блоги (да-да!), твиттер и частая проверка почты.
Может быть трудно НЕ проверять почту постоянно, а задать интервалы, например один раз в час, или проверить после завершения начатого задания.
Что до меня, то начав что-то, я это заканчиваю через час или два, и только тогда проверяю почту.
Тогда я чувствую, что завершил что-то из списка обязательных дел и эффективно распорядился своим временем, а не пошёл по кривой дорожке.

7. «3 дела в день»

Каждый день выбирайте три наиболее важных дела их тех, что вы бы хотели видеть завершёнными.

Вот. 3 пункта. Завершите их. И так далее.

Если вы завершили более трёх дел за день, то будете чувствовать себя ещё лучше, но даже сделав всего три дела из списка, вы уже будете удовлетворены.

translated.by/you/simplify-your-life-at-the-office/into-ru/trans/
Оригинал (английский): Simplify Your Life: At the Office (http://www.everydayminimalist.com/?p=2787)
Перевод: © O90, bockra, alexaol, _kpoxa, milar, Irina26, hfgbvbdf, nocn, sexiround.
translated.by переведено толпой
  • 27 марта 2011, 14:21
  • bockra
  • Просмотров: 8049

Комментарии (8)

RSS свернуть / развернуть
+
0
Ого, сколько людей приняли участие в переводе!

Спасибо за статью!
avatar

alexaol

  • 27 марта 2011, 20:21
+
+1
И вам спасибо. Думаю ее на главную надо вывести
avatar

bockra

  • 28 марта 2011, 08:09
+
0
Уже на главной.
avatar

admin

  • 28 марта 2011, 13:26
+
0
gr8
avatar

bockra

  • 28 марта 2011, 13:27
+
0
Хорошая статья.Огромно спасибо всем тем кто принял участие в её переводе!:)

Депутаты госсобрания моего региона пошли еще дальше закупив Ipad'ov на 4 330 000 рублей мотивируя это значительной экономией бумаги. Так то.
avatar

Fletcher

  • 30 марта 2011, 16:11
+
+1
Статья безусловно познавательная, посту плюс.
Вообще, не ко обиде сказано, мне вспомнился момент из «Бойцовского клуба», в котором герой сидит на совещании, а докладчик за фоном возвышенных мыслей героя рассказывает о том, что надо совершенствовать рабочий процесс и делать его удобным. В контексте той ситуации это выглядело очень жалко.
Я в свое время залип на GTD, лайфхаке и пр. Сейчас весь процесс таких «упрощений» кажется мне проявлением прокрастинации. Я считаю что упрощение не может быть сложным и практикую подход «сложно — выкинь!». В конце концов я уверен, что тех людей, которые реально работаю с гигантским объемом информации и нуждаются в ее серьезной систематизации — единицы.
avatar

janitor

  • 08 апреля 2011, 00:28
+
+2
Очень в тему! Хочу сказать что меня вообще нервирует бумага. Особенно обычная офисная бумага которая слишком белого цвета. Стараюсь чтоб как можно меньше ее меня окружало. Также на работе использую 2-хсторонную печать, но в этом меня никто не поддерживает.
avatar

eeyy

  • 10 апреля 2011, 10:34
+
0
По поводу бумаги, если бумаг много, то среди них довольно сложно искать. Даже если они оккуратно сложены в папочки, внутри папки нужно еще покапаться, чтобы найти то, что надо.

В противовес, электронные документы ищутся поиском очень быстро.

Мечтаю о тех днях, когда не нужно будет хранить папку с документами, квитанциями, гарантийными талонами.
avatar

alexaol

  • 10 апреля 2011, 17:41

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.