Хочу поделится некоторыми советами как упорядочить свое рабочее место и упростить выполнение своей текущей работы проверенными на себе и доказавшими свою эффективность.
Люди, с которыми я работаю (или работал), всегда удивляются моему стерильно чистому столу, иногда даже шутят, работаю я тут вообще или нет). Принципы рационального минимализма помогают мне достигать более высокой концентрации и не тратить время на ненужные рефлексии, как поиск нужного документа в стопке стола или в файле компьютера, уборки стола, перекладывании пачек документов с одной половины стола на другую и другие, несомненно полезные физические упражнения, которые к сожаления отнимают рабочее время и совершенно не добавляют продуктивности.
Итак, 7 практических рекомендаций, которые я использую уже более 5 лет, возможно смогут помочь вам в упрощении текущей деятельности:

1. Рабочий стол. Просто избавьтесь от всего лишнего – 3 вида степлеров для разных скоб, линейки, набор маркеров, 10 шт. ручек, ножницы, стикеры разных цветов и размеров, канцелярские предметы, назначение которых вам не понятно и т.д. подарите секретарше руководителя, она будет вам очень признательна. Оставьте себе ноутбук или стационарный компьютер, телефон, рабочий блокнот или тетрадь, ручку/карандаш и необходимые канцелярские приборы, которые вы действительно используете чаще, чем 1 раз в 3 месяца и уберите их в ящик стола, лучше сразу в первое отделение ящика.

2. Бумаги. Бумаги, сударь, бумаги… вчерашние газеты, прошлогодние отчеты и презентации, реклама о доставке пиццы в офис, зарисовки, которые вы сами не сможете понять и воспроизвести через 1 час после рисования – ВСЕ В ТОПКУ! В идеале у вас будет одна папка с документами: ваша должностная инструкция, положение о структурном подразделении, где вы работаете, личные KPI, карты выполняемых процессов и стратегически важные документы с визами руководителей. Остальную базу документов, как: методологическая, проектная документация, корреспонденция, информация для ознакомления может лежать у вас на сервере и распечатываться по мере необходимости в течение 30 сек.

3. Компьютер. Уверен, что большинство сотрудников, сохраняя 100-й файл на рабочем столе компьютера, уверяют себя, что как только освободятся, назовут его правильно и сохранят в нужной папке, а потом полдня пытаются его найти среди других файлов с названиями из непонятных сочетаний цифр и букв. Очистите весь рабочий стол от документов, структурируйте все документы в папки и выложите его на серверном диске. Согласен, что это долгая и немного утомляющая работа, но если этого не сделать однажды, то поиски важных документов могут занять до 10 часов в неделю.

4. Сувениры и другие личные вещи. Я понимаю, когда человек проводит на работе до 15 часов в сутки, и держит на рабочем столе фото семьи чтобы не забыть, как они выглядят, но это уже крайности. В остальном, фото себя в плавках с рыбой во время отпуска, раковина с моря, африканские статуэтки, копилки, фарфоровые фигурки, всевозможные USB-гаджеты и прочий личный staff, который сотрудники тянут на работу, чтобы сделать рабочее место более уютным, помогают в работе так же, как бубен для дождя. Сделайте вывод насколько вам это нужно для того чтобы делать свою работу и оставьте это дома.

5. Еда и напитки. Тут все достаточно ясно, кофейные круги на документах, грязные чашки, крошки печенья на столе и липкая клавиатура, к тому же к ленивому образу жизни привыкаешь быстро и на работе, и дома. И вот уже перекусы и обед на рабочем месте становится нормой, и дома рабочее кресло сменяет диван. Возьмите за правило не есть на рабочем месте и по возможности выходить пить кофе/чай. Лишняя пауза в работе даст возможность переключится, отдохнуть хотя бы 10-15 минут и возможно вы даже познакомитесь с новым коллегой или встретите интересного собеседника возле аппарата с кофе.

6. Найдите свое время наибольшей продуктивности и используйте его на все 100%. Обычно это периоды времени с 9.00 до 11.00 и с 16 до 17.00, а у некоторых людей еще и с 5.00 до 7.00. В это время ваш мозг готов к наилучшей концентрации и решению сложных задач. В своем расписании на это время планируйте решения самых сложных задач и не тратьте его на отвлеченные беседы с коллегами и личные дела. Просто каждого приближающегося коллегу со свежим анекдотом или новостями о футболе, разворачивайте на полпути вежливым знаком, что вы сейчас нереально заняты и обязательно послушаете его увлекательные истории позже. Я думаю что он не обидится и найдет «свободные уши», если только вас не двое на весь офис)

7. Спокойное и комфортное рабочее место. Сделайте себе рабочее место, за которым вам будет приятно проводить большую часть своей жизни. Если вас успокаивает музыка, закачайте себе в проигрыватель любимой музыки и слушайте когда работаете с документами или думаете. Любимая картина или пейзаж – добро пожаловать на рабочий стол. Слушаете советы фэн-шуй – ставьте стол сбоку от окна и чтобы спиной к стене или перегородке. Главное, чтобы ничего не отвлекало от работы.

Подумайте о том, что вам необходимо для того чтобы делать свою работу и как выглядит ваше идеальное рабочее место, и тогда может быть вы по новому посмотрите на свою деятельность, ведь очень важно в работе чтобы она кроме денег приносила еще и удовольствие.