Нулевое равновесие: 4 практики завершения рабочего дня.

Джефф Сандерс, автор книги «Доброе утро каждый день» говорит о Нулевом равновесии так: «Применяя концепцию “Нулевого равновесия”, вы сможете завершать каждый день, четко понимая, чего вы достигли, и закладывать прочную основу, на которой будете строить следующий день».

Концепция «Нулевого равновесия» поможет закрыть все нерешённые задачи. Обнулив их, вы эффективно завершите работу.

Джефф использует 4 практики. Его жизнь строится на их основе. Ежевечерне у него ноль во входящих, ноль проектов, ноль на письменном столе и нулевая база. Более подробно практики описаны ниже.

Ноль во входящих. Очищаем электронную почту
«Папка для входящих сообщений в вашей электронной почте — это не список дел, для него существуют специальные приложения. И по крайней мере раз в день нужно добиваться, чтобы в ней не было новых писем».

Согласен. Во входящих не должно быть не прочитанных писем. Если некоторые из них нужно превратить в задачи, используйте для этого определённые приложения.

Ноль во входящих — это не только отсутствие непрочитанных писем. Если вы прочитали, но не обработали их (не ответили), то практика не работает на вас.

В случае, когда количество непрочитанных писем превышает все мыслимые пределы, концепция «Ноль во входящих» поможет вам с этим справиться.

Посвятите один временной отрезок (если потребуется — больше) на очистку абсолютно всех сообщений. Вот как это можно сделать:

Избавьтесь от спама, ненужных сообщений и писем, не требующих ответа.
Ответьте на те сообщения, которые требуют мгновенного или умеренно быстрого ответа. После чего — удалите их или переместите в другую папку.
Если для ответа вам нужно найти информацию, напишите об этом отправителю и укажите конкретные сроки, когда сможете ответить.
Раз за разом повторяйте первые три шага до тех пор, пока полностью не очистите входящие сообщения.

Теперь о том, как придерживаться этому правилу максимально эффективно:

Отпишитесь от ненужных рассылок. Это освободит вас от лишнего расхода времени на их обработку.
Расскажите о концепции «Ноль во входящих» своим коллегам. Лучше, чтобы все придерживались ей.
Каждый день выделяйте время на разбор входящих. Добейтесь, чтобы папка была пустой.
Если не получилось, выделите ещё немного времени.

Мой случай клинический. Во входящих сообщениях (использую Gmail) у меня было несколько тысяч писем. От некоторых я отписался. Остальные — просто удалил.

Лайфхак: чтобы найти все сообщения конкретной рассылки, копируете имя отправителя (например, Лайфхакер. Извините за каламбур), вставляете в окно поиска и находите всю цепочку. Выделяете все сообщения и удаляете.

Мне это очень помогает.

Ноль проектов. Заканчиваем все дела
«В конце каждого дня остановите работу над проектом на конкретной точке и запланируйте следующую задачу на следующий подходящий промежуток времени».

Главная мысль концепции: завершить задачу за день, не перенося их на следующий.

Важно ложиться спать с мыслью, что все проекты закрыты. Для этого планируйте на день только приоритетные задачи.

Важно дать себе обещание, что к концу дня вы закончите все проекты до того, когда начнёте следующие.

Благодаря практике «Ноль проектов» вы победите многозадачность, перестанете отвлекаться и почувствуете себя лучше.

Ноль на письменном столе. Очищаем пространство для работы
«Благодаря этой практике мой стол остается чистым и организованным на 99 процентов времени. Оставшийся процент времени приходится на редкие моменты, когда там лежит много материалов, но я быстро и эффективно разбираю их, прежде чем перейти к следующей задаче».

Ноль на письменном столе помогает в концентрации на процессе. Это работает.

Письменный стол напоминает папку «Входящие». В конце рабочего дня он должен быть чистым. Единственная разница: если «Входящие» нужно очищать полностью, но на письменном столе что-то должно оставаться (например, мышка, клавиатура, монитор).

Можно привести аналогию с кроватью. Если поставить кровать в другое место, то это расширит личное пространство.

Нулевая база. Наводим порядок в документах и возвращаем вещи на место «В офисе у вас могут быть файлы, папки, канцтовары, мебель или другие материалы, которые в идеале должны находиться в шкафу, выдвижном ящике или другой системе хранения. Дома у вас могут быть кухонные приборы, детские игрушки, одежда и прочие бытовые
предметы, которые должны храниться в весьма конкретном месте».

У каждой вещи есть своё место в офисе и доме, где она должна быть. Если какая-то вещь находится не там, её нужно вернуть.

Идеальный день — это когда вы ложитесь спать, зная, что все дела выполнены, рабочий стол чист, а утром вас ждут новые, интересные проекты.

Теперь, прочитав эту статью, поздравьте себя: вы на шаг приблизились к своему идеальному дню.

Желаю вам продуктивных дней и успехов!

С уважением, Евгений!